Mengapa perlu administrasi gudang

karena Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

 

Data pemesanan barang
Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap potential loss sales dari perusahaan.

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli.
Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan.

Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang akrab dengan database.

Tujuan Gudang

Secara umum gudang diperlukan dengan empat tujuan sebagai berikut:

1. Pengurangan biaya transportasi dan produksi. Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya gudang berkaitan erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi.
2.Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan. Gudang mempunyai peranan dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun.
3. Kebutuhan produksi. Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi. Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang seperti ini dan karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai tempat penyimpanan barang ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Kebutuhan pasar. Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan barang tersebut tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat dengan pasar sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.